Cómo crear un correo electrónico corporativo

Un correo electrónico corporativo es una herramienta esencial para cualquier empresa, ya que establece profesionalidad, refuerza la identidad de la marca y mejora la comunicación dentro y fuera de la organización. Una dirección de correo electrónico corporativa suele utilizar el dominio de una empresa (por ejemplo, name@company.com), que no solo parece más creíble que el uso de servicios genéricos como Gmail o Yahoo, sino que también permite a las empresas gestionar las cuentas de correo electrónico de los empleados de forma centralizada.

En este artículo, explicaremos los pasos para crear un correo electrónico corporativo, desde la obtención de un nombre de dominio hasta la configuración del alojamiento del correo electrónico y la gestión de las cuentas.

Paso 1: Elegir y registrar un nombre de dominio

El primer paso para crear un correo electrónico corporativo es conseguir un nombre de dominio para tu empresa. El nombre de dominio constituye la base de tu dirección de correo electrónico (por ejemplo, john@company.com), por lo que es importante elegir uno que represente a tu empresa o marca.

Cómo registrar un nombre de dominio:

1. Elija un nombre de dominio: Seleccione un dominio que refleje el nombre de su empresa o sector. Lo ideal es que sea corto, fácil de recordar y alineado con su marca (por ejemplo, empresa.com).
2. Compruebe la disponibilidad del dominio: Utiliza un servicio de registro de dominios como GoDaddy, Namecheap o Google Domains para comprobar si el nombre de dominio está disponible.
3. Registra el dominio: Una vez que hayas encontrado un dominio disponible, regístralo en el registrador de dominios que prefieras. Tendrás que pagar una cuota anual para mantener la propiedad del dominio.

Paso 2: Elija un servicio de alojamiento de correo electrónico

Después de registrar su dominio, el siguiente paso es seleccionar un proveedor de alojamiento de correo electrónico. Un proveedor de alojamiento de correo electrónico le permite crear y gestionar cuentas de correo electrónico utilizando su nombre de dominio (por ejemplo, john@company.com). Algunos proveedores de alojamiento también ofrecen funciones como filtrado avanzado de spam, herramientas de colaboración y seguridad mejorada.

Proveedores populares de alojamiento de correo electrónico:

• Google Workspace: Ofrece cuentas de correo electrónico profesionales (por ejemplo, yourname@company.com), además de acceso a las herramientas de productividad de Google como Gmail, Drive y Calendar.
• Microsoft 365: Proporciona correo electrónico corporativo con Outlook e incluye la suite de apps de productividad de Microsoft como Word, Excel y Teams.
• Zoho Mail: Un servicio de alojamiento de correo electrónico económico que ofrece cuentas de correo electrónico empresariales y funciones básicas de productividad.
• ProtonMail: Conocido por sus servicios de correo electrónico centrados en la privacidad con cifrado de extremo a extremo.

Paso 3: Configurar el alojamiento de correo electrónico corporativo

Una vez elegido el proveedor de alojamiento de correo electrónico, el siguiente paso es configurar las cuentas de correo corporativo. Cada proveedor tiene su propio proceso, pero los pasos generales son similares.

Pasos para configurar el alojamiento de correo electrónico corporativo:

1. Darse de alta en el servicio: Visita el sitio web del proveedor de alojamiento de correo electrónico (por ejemplo, Google Workspace o Microsoft 365) y regístrate en un plan empresarial que se adapte a tus necesidades.
2. Verifica la propiedad del dominio: Para asegurarte de que eres el propietario del dominio, el proveedor de alojamiento de correo electrónico te pedirá que lo verifiques añadiendo un registro TXT o MX a la configuración DNS de tu dominio. Tu registrador de dominios suele proporcionar un panel de control para gestionar los registros DNS.
3. Configurar registros MX: Los registros MX (Mail Exchange) dirigen los correos electrónicos a su servidor de correo electrónico. Una vez verificado tu dominio, tendrás que actualizar los registros MX en la configuración DNS de tu dominio, proporcionada por el host de correo electrónico.
4. Crear cuentas de correo electrónico: Una vez verificado el dominio y actualizados los registros MX, puedes crear cuentas de correo electrónico individuales para tus empleados (por ejemplo, john@company.com, sales@company.com).
5. Acceda a su correo electrónico corporativo: Ahora puede iniciar sesión en su correo electrónico corporativo utilizando el cliente web del proveedor de correo electrónico o configurarlo en una aplicación de correo electrónico como Outlook o Thunderbird.

Paso 4: Configurar el correo electrónico en los dispositivos

Una vez que haya creado su cuenta de correo electrónico corporativo, es importante configurar el acceso en diferentes dispositivos como ordenadores de sobremesa, portátiles, smartphones y tabletas. Los clientes de correo electrónico como Outlook, Thunderbird y las aplicaciones móviles te permiten gestionar tus correos electrónicos de forma más eficiente.

Configuración del correo electrónico corporativo en Outlook:

1. Abra Microsoft Outlook.
2. Vaya a Archivo > Añadir cuenta.
3. Introduzca su dirección de correo electrónico corporativo (por ejemplo, john@company.com), y Outlook intentará configurar los ajustes del servidor automáticamente.
4. Si es necesario, introduzca manualmente la configuración IMAP o POP3 proporcionada por su host de correo electrónico (normalmente disponible en el panel de control del hosting).

Configuración del correo electrónico en dispositivos móviles:

1. Abra la aplicación de correo electrónico de su smartphone (por ejemplo, Gmail, Outlook o Apple Mail).
2. Seleccione Añadir cuenta e introduzca su dirección de correo electrónico y contraseña corporativas.
3. Introduzca la configuración IMAP o POP3 necesaria si se le solicita.
4. Complete la configuración y sus correos electrónicos comenzarán a sincronizarse.

Paso 5: Configure las funciones de seguridad

La seguridad es crucial cuando se gestionan cuentas de correo electrónico corporativas, ya que los correos electrónicos a menudo contienen información empresarial confidencial. La mayoría de los hosts de correo electrónico ofrecen varias funciones de seguridad que deberías activar para proteger tus cuentas.

Principales funciones de seguridad que debe activar:

1. Autenticación de dos factores (2FA): Requiere que los usuarios introduzcan una segunda forma de identificación (por ejemplo, un código enviado a su teléfono) además de su contraseña al iniciar sesión.
2. Filtros de spam: Asegúrate de que los filtros de spam de tu host de correo electrónico están activos para minimizar el riesgo de ataques de phishing y correos electrónicos no deseados.
3. Cifrado del correo electrónico: Algunos proveedores de correo electrónico, como ProtonMail, ofrecen cifrado de extremo a extremo, que cifra el contenido del correo electrónico durante la transmisión para evitar accesos no autorizados.
4. Cambios periódicos de contraseña: Anima a los empleados a actualizar regularmente sus contraseñas de correo electrónico para mejorar la seguridad.

Paso 6: Gestionar las cuentas de correo electrónico

A medida que su empresa crezca, tendrá que gestionar las cuentas de correo electrónico de los empleados. Esto incluye añadir nuevas cuentas, desactivar cuentas de antiguos empleados y configurar el reenvío de correo electrónico o bandejas de entrada compartidas para equipos.

Tareas comunes de gestión:

• Añadir o eliminar usuarios: La mayoría de los hosts de correo electrónico permiten añadir o eliminar usuarios fácilmente desde un panel centralizado. Asegúrese de desactivar o eliminar las cuentas cuando los empleados se marchen para evitar accesos no autorizados.
• Configurar el reenvío de correo electrónico: Puede configurar reglas de reenvío para enviar correos electrónicos de una dirección a otra (por ejemplo, reenviar correos electrónicos de info@company.com a varios miembros del equipo).
• Crear buzones compartidos: Para equipos como los de atención al cliente o ventas, puede crear buzones compartidos a los que puedan acceder varios empleados (por ejemplo, support@company.com).