Как создать корпоративную электронную почту

Корпоративная электронная почта – важнейший инструмент для любого бизнеса, поскольку она обеспечивает профессионализм, укрепляет идентичность бренда и улучшает коммуникацию внутри и за пределами организации. Корпоративный адрес электронной почты обычно использует домен компании (например, name@company.com), что не только выглядит более солидно, чем использование общих сервисов, таких как Gmail или Yahoo, но и позволяет компаниям централизованно управлять учетными записями электронной почты сотрудников.

В этой статье мы расскажем о шагах по созданию корпоративной электронной почты, начиная с получения доменного имени и заканчивая настройкой хостинга электронной почты и управлением учетными записями.

Шаг 1: Выбор и регистрация доменного имени

Первый шаг в создании корпоративной электронной почты – это получение доменного имени для вашего бизнеса. Доменное имя является основой вашего адреса электронной почты (например, john@company.com), поэтому важно выбрать имя, которое будет представлять ваш бизнес или бренд.

Как зарегистрировать доменное имя:

1. Выберите доменное имя: Выберите домен, отражающий название вашего бизнеса или отрасли. В идеале он должен быть коротким, легко запоминающимся и соответствовать вашему бренду (например, company.com).
2. Проверьте доступность домена: Воспользуйтесь услугами регистратора доменов, например GoDaddy, Namecheap или Google Domains, чтобы проверить, доступно ли доменное имя.
3. Зарегистрируйте домен: После того как вы нашли свободный домен, зарегистрируйте его у выбранного вами регистратора доменов. Чтобы сохранить право собственности на домен, вам нужно будет вносить ежегодную плату.

Шаг 2: Выберите службу хостинга электронной почты

После регистрации домена следующим шагом будет выбор хостинг-провайдера электронной почты. Хостинг электронной почты позволяет создавать и управлять учетными записями электронной почты с использованием вашего доменного имени (например, john@company.com). Некоторые хостинг-провайдеры также предлагают такие функции, как расширенная фильтрация спама, инструменты для совместной работы и повышенная безопасность.

Популярные хостинг-провайдеры электронной почты:

• Google Workspace: Предлагает профессиональные учетные записи электронной почты (например, yourname@company.com), а также доступ к таким инструментам продуктивности Google, как Gmail, Drive и Calendar.
• Microsoft 365: Предоставляет корпоративную электронную почту с Outlook и включает набор приложений Microsoft для повышения производительности, таких как Word, Excel и Teams.
• Zoho Mail: Бюджетный хостинг электронной почты, предлагающий бизнес-аккаунты электронной почты и базовые функции продуктивности.
• ProtonMail: Известен своими сервисами электронной почты, ориентированными на конфиденциальность и обеспечивающими сквозное шифрование.

Шаг 3: Настройка хостинга корпоративной электронной почты

После того как вы выбрали хостинг-провайдера электронной почты, следующий шаг – настройка корпоративных учетных записей электронной почты. У каждого провайдера свой процесс, но общие шаги похожи.

Шаги по настройке хостинга корпоративной электронной почты:

1. Зарегистрируйтесь для получения услуги: Посетите веб-сайт поставщика хостинга электронной почты (например, Google Workspace или Microsoft 365) и подпишитесь на бизнес-план, соответствующий вашим потребностям.
2. Проверьте принадлежность домена: Чтобы убедиться, что домен принадлежит вам, хостер электронной почты попросит вас подтвердить это, добавив запись TXT или MX в настройки DNS вашего домена. Ваш регистратор доменов обычно предоставляет панель управления записями DNS.
3. Настройте MX-записи: Записи MX (Mail Exchange) направляют электронные письма на ваш почтовый сервер. После проверки домена вам нужно будет обновить записи MX в настройках DNS вашего домена, предоставленных хостером электронной почты.
4. Создание учетных записей электронной почты: После проверки домена и обновления записей MX вы можете создать индивидуальные учетные записи электронной почты для своих сотрудников (например, john@company.com, sales@company.com).
5. Доступ к корпоративной электронной почте: Теперь вы можете войти в корпоративную электронную почту с помощью веб-клиента поставщика услуг электронной почты или настроить ее в почтовом приложении, например Outlook или Thunderbird.

Шаг 4: Настройка электронной почты на устройствах

После создания учетной записи корпоративной электронной почты важно настроить доступ к ней на различных устройствах, таких как настольные компьютеры, ноутбуки, смартфоны и планшеты. Такие клиенты электронной почты, как Outlook, Thunderbird, и мобильные приложения позволяют управлять электронной почтой более эффективно.

Настройка корпоративной электронной почты в Outlook:

1. Откройте Microsoft Outlook.
2. Перейдите в меню Файл > Добавить учетную запись.
3. Введите адрес корпоративной электронной почты (например, john@company.com), и Outlook попытается автоматически настроить параметры сервера.
4. При необходимости введите вручную настройки IMAP или POP3, предоставленные вашим хостером электронной почты (обычно они доступны на панели управления хостингом).

Настройка электронной почты на мобильных устройствах:

1. Откройте приложение электронной почты на смартфоне (например, Gmail, Outlook или Apple Mail).
2. Выберите Добавить учетную запись и введите адрес корпоративной электронной почты и пароль.
3. При появлении запроса введите необходимые настройки IMAP или POP3.
4. Завершите настройку, и ваша электронная почта начнет синхронизироваться.

Шаг 5: Настройка функций безопасности

Безопасность очень важна при управлении корпоративными учетными записями электронной почты, поскольку письма часто содержат конфиденциальную деловую информацию. Большинство хостеров электронной почты предлагают несколько функций безопасности, которые необходимо включить для защиты учетных записей.

Основные функции безопасности, которые необходимо включить:

1. Двухфакторная аутентификация (2FA): Требует от пользователей ввода второй формы идентификации (например, кода, отправленного на телефон) в дополнение к паролю при входе в систему.
2. Фильтры спама: Убедитесь, что спам-фильтры вашего почтового хоста активны, чтобы свести к минимуму риск фишинговых атак и нежелательных писем.
3. Шифрование электронной почты: Некоторые провайдеры электронной почты, например ProtonMail, предлагают сквозное шифрование, которое зашифровывает содержимое писем во время передачи, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
4. Регулярная смена паролей: Поощряйте сотрудников регулярно обновлять пароли к своей электронной почте, чтобы повысить уровень безопасности.

Шаг 6: Управление учетными записями электронной почты

По мере развития бизнеса вам понадобится управлять учетными записями электронной почты сотрудников. Это включает в себя добавление новых учетных записей, деактивацию учетных записей бывших сотрудников, а также настройку пересылки электронной почты или общих почтовых ящиков для команд.

Общие задачи управления:

• Добавление или удаление пользователей: Большинство узлов электронной почты позволяют легко добавлять и удалять пользователей с централизованной панели управления. Обязательно деактивируйте или удаляйте учетные записи, когда сотрудники уходят, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
• Настройка переадресации электронной почты: Вы можете настроить правила переадресации для отправки электронной почты с одного адреса на другой (например, переадресация электронной почты с адреса info@company.com нескольким членам команды).
• Создание общих почтовых ящиков: Для таких команд, как служба поддержки клиентов или отдел продаж, можно создать общие почтовые ящики, к которым смогут получить доступ несколько сотрудников (например, support@company.com).