Cum să creați un e-mail corporativ

O adresă de e-mail corporativă este un instrument esențial pentru orice întreprindere, deoarece stabilește profesionalismul, consolidează identitatea mărcii și îmbunătățește comunicarea în cadrul și în afara organizației. O adresă de e-mail corporativă utilizează de obicei domeniul unei companii (de exemplu, name@company.com), care nu numai că pare mai credibil decât utilizarea unor servicii generice precum Gmail sau Yahoo, dar permite, de asemenea, întreprinderilor să gestioneze în mod centralizat conturile de e-mail ale angajaților.

În acest articol, vom explica pașii pentru crearea unei adrese de e-mail corporative, de la obținerea unui nume de domeniu până la configurarea găzduirii de e-mail și gestionarea conturilor.

Pasul 1: Alegerea și înregistrarea unui nume de domeniu

Primul pas în crearea unui e-mail corporativ este asigurarea unui nume de domeniu pentru afacerea dvs. Numele de domeniu constituie baza adresei dvs. de e-mail (de exemplu, john@company.com), astfel încât este important să alegeți unul care să vă reprezinte afacerea sau marca.

Cum să înregistrați un nume de domeniu:

1. Alegeți un nume de domeniu: Selectați un domeniu care să reflecte numele afacerii dvs. sau industria. În mod ideal, acesta ar trebui să fie scurt, ușor de reținut și aliniat cu marca dumneavoastră (de exemplu, company.com).
2. Verificați disponibilitatea domeniului: Utilizați un serviciu de înregistrare a domeniului precum GoDaddy, Namecheap sau Google Domains pentru a verifica dacă numele de domeniu este disponibil.
3. Înregistrați domeniul: Odată ce ați găsit un domeniu disponibil, înregistrați-l la registratorul de domenii preferat. Va trebui să plătiți o taxă anuală pentru a păstra proprietatea asupra domeniului.

Pasul 2: Alegeți un serviciu de găzduire de e-mail

După înregistrarea domeniului, următorul pas este să selectați un furnizor de găzduire de e-mail. O gazdă de e-mail vă permite să creați și să gestionați conturi de e-mail utilizând numele de domeniu (de exemplu, john@company.com). Unii furnizori de găzduire oferă, de asemenea, caracteristici precum filtrarea avansată a spam-ului, instrumente de colaborare și securitate sporită.

Furnizori populari de găzduire de e-mail:

• Google Workspace: Oferă conturi de e-mail profesionale (de exemplu, yourname@company.com), plus acces la instrumentele de productivitate Google precum Gmail, Drive și Calendar.
• Microsoft 365: Oferă servicii de e-mail pentru companii cu Outlook și include suita de aplicații de productivitate Microsoft, precum Word, Excel și Teams.
• Zoho Mail: Un serviciu de găzduire de e-mail accesibil care oferă conturi de e-mail de afaceri și funcții de productivitate de bază.
• ProtonMail: Cunoscut pentru serviciile sale de e-mail axate pe confidențialitate, cu criptare end-to-end.

Pasul 3: Configurați găzduirea de e-mail pentru companii

După ce v-ați ales furnizorul de găzduire de e-mail, următorul pas este să configurați conturile de e-mail ale companiei. Fiecare furnizor are propriul său proces, dar pașii generali sunt similari.

Pași pentru configurarea găzduirii de e-mail pentru companii:

1. Înscrieți-vă pentru serviciu: Vizitați site-ul web al furnizorului de găzduire de e-mail (de exemplu, Google Workspace sau Microsoft 365) și înscrieți-vă pentru un plan de afaceri care se potrivește nevoilor dumneavoastră.
2. Verificați dreptul de proprietate asupra domeniului: Pentru a vă asigura că dețineți domeniul, gazda de e-mail vă va solicita să verificați acest lucru prin adăugarea unei înregistrări TXT sau MX la setările DNS ale domeniului dvs. Registratorul domeniului dvs. va oferi de obicei un tablou de bord pentru gestionarea înregistrărilor DNS.
3. Configurați înregistrările MX: Înregistrările MX (Mail Exchange) direcționează e-mailurile către serverul dvs. de e-mail. Odată ce domeniul dvs. este verificat, va trebui să actualizați înregistrările MX din setările DNS ale domeniului, furnizate de gazda de e-mail.
4. Creați conturi de e-mail: Odată ce domeniul este verificat și înregistrările MX sunt actualizate, puteți crea conturi de e-mail individuale pentru angajații dvs. (de exemplu, john@company.com, sales@company.com).
5. Accesați e-mailul companiei: Acum vă puteți conecta la e-mailul companiei utilizând clientul web al furnizorului de e-mail sau îl puteți configura într-o aplicație de e-mail precum Outlook sau Thunderbird.

Pasul 4: Configurați e-mailul pe dispozitive

După ce ați creat contul dvs. de e-mail corporativ, este important să configurați accesul pe diferite dispozitive, cum ar fi computere desktop, laptopuri, smartphone-uri și tablete. Clienții de e-mail precum Outlook, Thunderbird și aplicațiile mobile vă permit să vă gestionați e-mailurile mai eficient.

Configurarea e-mailului dvs. corporativ pe Outlook:

1. Deschideți Microsoft Outlook.
2. Mergeți la File > Add Account (Fișier > Adăugare cont).
3. Introduceți adresa dvs. de e-mail corporativă (de exemplu, john@company.com), iar Outlook va încerca să configureze automat setările serverului.
4. Dacă este necesar, introduceți manual setările IMAP sau POP3 furnizate de gazda dvs. de e-mail (de obicei disponibile în tabloul de bord al gazdelor).

Configurarea e-mailului pe dispozitive mobile:

1. Deschideți aplicația de e-mail de pe smartphone (de exemplu, Gmail, Outlook sau Apple Mail).
2. Selectați Add Account (Adăugare cont) și introduceți adresa de e-mail și parola companiei.
3. Introduceți setările IMAP sau POP3 necesare, dacă vi se solicită.
4. Finalizați configurarea, iar e-mailurile dvs. vor începe să se sincronizeze.

Pasul 5: Configurați caracteristicile de securitate

Securitatea este esențială atunci când gestionați conturi de e-mail corporative, deoarece e-mailurile conțin adesea informații comerciale sensibile. Majoritatea gazdelor de e-mail oferă mai multe funcții de securitate pe care ar trebui să le activați pentru a vă proteja conturile.

Principalele funcții de securitate pe care trebuie să le activați:

1. Autentificare cu doi factori (2FA): Solicită utilizatorilor să introducă o a doua formă de identificare (de exemplu, un cod trimis pe telefon) în plus față de parolă atunci când se conectează.
2. Filtre de spam: Asigurați-vă că filtrele antispam ale gazdei dvs. de e-mail sunt active pentru a minimiza riscul atacurilor de phishing și al e-mailurilor nedorite.
3. Criptarea e-mailurilor: Unii furnizori de e-mail, precum ProtonMail, oferă criptare end-to-end, care criptează conținutul e-mailurilor în timpul transmiterii pentru a preveni accesul neautorizat.
4. Schimbarea regulată a parolelor: Încurajați angajații să își actualizeze periodic parolele de e-mail pentru a îmbunătăți securitatea.

Pasul 6: Gestionați conturile de e-mail

Pe măsură ce afacerea dvs. se dezvoltă, va trebui să gestionați conturile de e-mail ale angajaților. Aceasta include adăugarea de conturi noi, dezactivarea conturilor pentru foștii angajați și configurarea redirecționării e-mailurilor sau a căsuțelor poștale comune pentru echipe.

Sarcini comune de gestionare:

• Adăugarea sau eliminarea utilizatorilor: Majoritatea gazdelor de e-mail vă permit să adăugați sau să eliminați utilizatori cu ușurință dintr-un tablou de bord centralizat. Asigurați-vă că dezactivați sau eliminați conturile atunci când angajații pleacă pentru a preveni accesul neautorizat.
• Configurați redirecționarea e-mailurilor: Puteți configura reguli de redirecționare pentru a trimite e-mailuri de la o adresă la alta (de exemplu, redirecționarea e-mailurilor de la info@company.com către mai mulți membri ai echipei).
• Creați căsuțe poștale partajate: Pentru echipe precum asistența pentru clienți sau vânzări, puteți crea căsuțe poștale partajate pe care le pot accesa mai mulți angajați (de exemplu, support@company.com).