Como criar um e-mail corporativo

Um e-mail corporativo é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, pois estabelece profissionalismo, fortalece a identidade da marca e melhora a comunicação dentro e fora da organização. Um endereço de e-mail corporativo normalmente usa o domínio da empresa (por exemplo, name@company.com), o que não só parece mais confiável do que usar serviços genéricos como Gmail ou Yahoo, mas também permite que as empresas gerenciem as contas de e-mail dos funcionários de forma centralizada.

Neste artigo, explicaremos as etapas para criar um e-mail corporativo, desde a obtenção de um nome de domínio até a configuração da hospedagem de e-mail e o gerenciamento de contas.

Etapa 1: Escolha e registre um nome de domínio

A primeira etapa da criação de um e-mail corporativo é garantir um nome de domínio para sua empresa. O nome de domínio forma a base do seu endereço de e-mail (por exemplo, john@company.com), portanto, é importante escolher um que represente sua empresa ou marca.

Como registrar um nome de domínio:

1. Escolha um nome de domínio: Selecione um domínio que reflita o nome de sua empresa ou setor. O ideal é que seja curto, fácil de lembrar e alinhado com sua marca (por exemplo, empresa.com).
2. Verifique a disponibilidade do domínio: Use um serviço de registro de domínios como GoDaddy, Namecheap ou Google Domains para verificar se o nome de domínio está disponível.
3. Registre o domínio: Depois de encontrar um domínio disponível, registre-o no registrador de domínios de sua preferência. Você precisará pagar uma taxa anual para manter a propriedade do domínio.

Etapa 2: Escolha um serviço de hospedagem de e-mail

Depois de registrar seu domínio, a próxima etapa é selecionar um provedor de hospedagem de e-mail. Um host de e-mail permite que você crie e gerencie contas de e-mail usando seu nome de domínio (por exemplo, john@company.com). Alguns provedores de hospedagem também oferecem recursos como filtragem avançada de spam, ferramentas de colaboração e segurança aprimorada.

Provedores populares de hospedagem de e-mail:

• Google Workspace: Oferece contas de e-mail profissionais (por exemplo, yourname@company.com), além de acesso às ferramentas de produtividade do Google, como Gmail, Drive e Agenda.
• Microsoft 365: Fornece e-mail corporativo com o Outlook e inclui o conjunto de aplicativos de produtividade da Microsoft, como Word, Excel e Teams.
• Zoho Mail: Um serviço de hospedagem de e-mail econômico que oferece contas de e-mail corporativas e recursos básicos de produtividade.
• ProtonMail: Conhecido por seus serviços de e-mail voltados para a privacidade com criptografia de ponta a ponta.

Etapa 3: Configurar a hospedagem de e-mail corporativo

Depois de escolher o provedor de hospedagem de e-mail, a próxima etapa é configurar as contas de e-mail corporativo. Cada provedor tem seu próprio processo, mas as etapas gerais são semelhantes.

Etapas para configurar a hospedagem de e-mail corporativo:

1. Inscreva-se no serviço: Visite o site do provedor de hospedagem de e-mail (por exemplo, Google Workspace ou Microsoft 365) e inscreva-se em um plano comercial que atenda às suas necessidades.
2. Verifique a propriedade do domínio: Para garantir que você seja o proprietário do domínio, o host de e-mail solicitará que você o verifique adicionando um registro TXT ou MX às configurações de DNS do seu domínio. O registrador do seu domínio geralmente fornece um painel para gerenciar registros DNS.
3. Configure os registros MX: Os registros MX (Mail Exchange) direcionam os e-mails para o seu servidor de e-mail. Depois que seu domínio for verificado, será necessário atualizar os registros MX nas configurações de DNS do seu domínio, fornecidas pelo host de e-mail.
4. Criar contas de e-mail: Depois que o domínio for verificado e os registros MX forem atualizados, você poderá criar contas de e-mail individuais para seus funcionários (por exemplo, john@company.com, sales@company.com).
5. Acesse seu e-mail corporativo: Agora você pode fazer login no seu e-mail corporativo usando o cliente da Web do provedor de e-mail ou configurá-lo em um aplicativo de e-mail como o Outlook ou o Thunderbird.

Etapa 4: Configurar o e-mail nos dispositivos

Depois de criar sua conta de e-mail corporativo, é importante configurar o acesso em diferentes dispositivos, como computadores desktop, laptops, smartphones e tablets. Clientes de e-mail como Outlook, Thunderbird e aplicativos móveis permitem que você gerencie seus e-mails com mais eficiência.

Configuração de seu e-mail corporativo no Outlook:

1. Abra o Microsoft Outlook.
2. Vá para Arquivo > Adicionar conta.
3. Digite seu endereço de e-mail corporativo (por exemplo, john@company.com), e o Outlook tentará definir as configurações do servidor automaticamente.
4. Se necessário, insira manualmente as configurações de IMAP ou POP3 fornecidas pelo seu host de e-mail (geralmente disponíveis no painel de controle de hospedagem).

Configuração de e-mail em dispositivos móveis:

1. Abra o aplicativo de e-mail em seu smartphone (por exemplo, Gmail, Outlook ou Apple Mail).
2. Selecione Add Account (Adicionar conta) e digite seu endereço de e-mail corporativo e senha.
3. Insira as configurações IMAP ou POP3 necessárias, se solicitado.
4. Conclua a configuração e seus e-mails começarão a ser sincronizados.

Etapa 5: Configurar recursos de segurança

A segurança é fundamental ao gerenciar contas de e-mail corporativo, pois os e-mails geralmente contêm informações comerciais confidenciais. A maioria dos hosts de e-mail oferece vários recursos de segurança que você deve ativar para proteger suas contas.

Principais recursos de segurança a serem ativados:

1. Autenticação de dois fatores (2FA): Exige que os usuários insiram uma segunda forma de identificação (por exemplo, um código enviado ao telefone) além da senha ao fazer login.
2. Filtros de spam: Certifique-se de que os filtros de spam do seu host de e-mail estejam ativos para minimizar o risco de ataques de phishing e e-mails indesejados.
3. Criptografia de e-mail: Alguns provedores de e-mail, como o ProtonMail, oferecem criptografia de ponta a ponta, que criptografa o conteúdo do e-mail durante a transmissão para impedir o acesso não autorizado.
4. Alterações regulares de senha: Incentive os funcionários a atualizarem suas senhas de e-mail regularmente para aumentar a segurança.

Etapa 6: Gerenciar contas de e-mail

À medida que sua empresa cresce, você precisará gerenciar as contas de e-mail dos funcionários. Isso inclui adicionar novas contas, desativar contas de ex-funcionários e configurar encaminhamento de e-mail ou caixas de entrada compartilhadas para as equipes.

Tarefas comuns de gerenciamento:

• Adicionar ou remover usuários: A maioria dos hosts de e-mail permite adicionar ou remover usuários facilmente a partir de um painel centralizado. Certifique-se de desativar ou remover contas quando os funcionários saírem para evitar acesso não autorizado.
• Configure o encaminhamento de e-mail: É possível configurar regras de encaminhamento para enviar e-mails de um endereço para outro (por exemplo, encaminhar e-mails de info@company.com para vários membros da equipe).
• Criar caixas de correio compartilhadas: Para equipes como suporte ao cliente ou vendas, é possível criar caixas de correio compartilhadas que podem ser acessadas por vários funcionários (por exemplo, support@company.com).