Colaborador (WordPress): Entendendo a função, as permissões e as práticas recomendadas

No WordPress, as funções de usuário são essenciais para o gerenciamento de sites, especialmente quando vários usuários contribuem para o conteúdo. Uma dessas funções é a de Colaborador. Compreender a função de Colaborador, suas permissões e como gerenciá-la com eficiência pode ajudar a simplificar a criação de conteúdo e, ao mesmo tempo, manter o controle sobre os privilégios de publicação e edição.

Este artigo explorará o que um Colaborador pode ou não fazer no WordPress, além das práticas recomendadas para gerenciar Colaboradores em seu site.

O que é um colaborador no WordPress?

Um colaborador no WordPress é uma função de usuário com recursos limitados, focada principalmente na criação de conteúdo sem a capacidade de publicar conteúdo por conta própria. Essa função é ideal para usuários que precisam escrever e enviar conteúdo para revisão, mas não devem ter controle total sobre o site ou a capacidade de publicar sem aprovação.

Os colaboradores podem:

• Escrever novas postagens.
• Editar suas próprias postagens.
• Enviar postagens para revisão por um editor ou administrador.

Os colaboradores não podem:

• Publicar postagens.
• Editar postagens publicadas (mesmo as suas próprias).
• Fazer upload de arquivos de mídia (imagens, vídeos, etc.).
• Modificar páginas, configurações ou publicações de outros usuários.

Essa função foi criada para permitir que os colaboradores se concentrem apenas na redação, deixando a aprovação final e a autoridade de publicação para os Editores ou Administradores.

Permissões da função de colaborador em detalhes

Aqui está um detalhamento das permissões específicas que um colaborador do WordPress tem:

1. Escrever e editar publicações

Os colaboradores podem:

• Criar novas postagens: Os colaboradores têm a capacidade de acessar o editor do WordPress e escrever conteúdo. Eles podem adicionar texto, formatá-lo e preparar postagens para publicação.
• Editar seus próprios rascunhos: Os colaboradores podem revisar seus rascunhos a qualquer momento antes de enviá-los para revisão. Entretanto, depois que a postagem é enviada para revisão, eles não podem fazer alterações adicionais até que um editor ou administrador a revise.

2. Enviar para revisão

Quando os colaboradores terminarem de escrever uma postagem, eles poderão enviá-la para revisão. A postagem será marcada como “Revisão pendente”, aguardando que um editor ou administrador a revise, modifique, se necessário, e publique.

3. Sem permissões de upload de mídia

Diferentemente de outras funções de usuário (como Autores ou Editores), os Colaboradores não podem carregar imagens ou outros arquivos de mídia em suas publicações. Essa limitação significa que um Editor ou Administrador deve carregar qualquer conteúdo de mídia em seu nome.

4. Acesso limitado à área de administração

Os colaboradores têm acesso apenas às partes do painel de administração relacionadas à criação e ao gerenciamento de suas próprias postagens. Eles não têm acesso a configurações mais amplas de gerenciamento do site, páginas, plug-ins ou temas.

Práticas recomendadas para gerenciar colaboradores em seu site WordPress

O gerenciamento eficaz de colaboradores envolve a definição de expectativas claras e o uso de ferramentas para otimizar o fluxo de trabalho. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

1. Defina um fluxo de trabalho claro para o envio de conteúdo

Estabeleça um processo claro de como o conteúdo deve ser enviado, revisado e publicado. Por exemplo:

• Os colaboradores devem escrever suas postagens e enviá-las para revisão.
• Os editores ou administradores revisarão, farão as alterações necessárias e publicarão as postagens.

Comunique claramente o fluxo de trabalho a todos os colaboradores para que eles entendam sua função no processo de criação de conteúdo.

2. Use plug-ins editoriais para melhorar a colaboração

Considere o uso de plug-ins de fluxo de trabalho editorial que aprimorem a colaboração entre colaboradores, editores e administradores. Aqui estão alguns plug-ins recomendados:

• Edit Flow: esse plug-in ajuda a gerenciar um calendário editorial, deixar comentários em rascunhos e acompanhar o status das publicações.
• PublishPress: Semelhante ao Edit Flow, o PublishPress oferece comentários editoriais, notificações e um calendário de conteúdo para ajudar a organizar e otimizar a publicação de conteúdo.

Esses plug-ins podem melhorar a comunicação entre os usuários, garantindo que os colaboradores saibam quando seu conteúdo está sendo revisado e quando será publicado.

3. Forneça diretrizes para os colaboradores

Ofereça diretrizes claras de redação e formatação aos seus colaboradores, incluindo estilos preferidos, requisitos de imagem e práticas recomendadas de SEO. Você pode criar um Manual do Colaborador para garantir que todos os envios atendam aos padrões de qualidade do site.

4. Designe um editor para revisar as publicações dos colaboradores

Para evitar gargalos no processo de revisão de conteúdo, designe um ou mais editores cuja função principal seja revisar e publicar o conteúdo enviado pelos colaboradores. Isso garante que as publicações passem pelo pipeline de forma eficiente.

5. Lidar com limitações de mídia para colaboradores

Como os colaboradores não podem fazer upload de imagens ou vídeos, forneça uma maneira de eles solicitarem que a mídia seja adicionada às suas publicações. As opções incluem:

• Fazer com que os colaboradores incluam links de mídia ou anexos de arquivos no envio do conteúdo.
• Permitir que os editores colaborem com os colaboradores para garantir que todos os requisitos de mídia sejam atendidos antes da publicação.

Também é possível oferecer uma biblioteca de mídia compartilhada na qual os colaboradores podem selecionar imagens que um editor pode carregar em seu nome.

6. Revisar regularmente o acesso do colaborador

Revise periodicamente a lista de colaboradores para garantir que somente os usuários ativos mantenham suas funções. A remoção de usuários inativos ajuda a manter seu site seguro e gerenciável.