Cara Membuat Email Perusahaan

Cara Membuat Email Perusahaan: Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Bisnis

Email perusahaan adalah alat komunikasi penting untuk bisnis apa pun. Email ini memproyeksikan profesionalisme, membangun identitas merek, dan membantu mengelola komunikasi secara efisien di dalam dan di luar organisasi Anda. Tidak seperti layanan email umum seperti Gmail atau Yahoo, email perusahaan menggunakan domain perusahaan Anda sendiri (misalnya, name@company.com), sehingga memperkuat kredibilitas dan kepercayaan merek.

Panduan ini menjelaskan cara membuat email perusahaan – mulai dari mendaftarkan nama domain hingga menyiapkan hosting, mengonfigurasi perangkat, dan mengelola akun dengan aman.

Langkah 1: Pilih dan Daftarkan Nama Domain

Langkah pertama dalam membuat email perusahaan adalah mengamankan nama domain untuk bisnis Anda. Nama domain menjadi dasar dari alamat email Anda (misalnya, john@company.com), jadi penting untuk memilih nama domain yang mewakili bisnis atau merek Anda

Cara Mendaftarkan Nama Domain:

1. Pilih Nama Domain: Pilih domain yang mencerminkan nama bisnis atau industri Anda. Idealnya, nama domain harus singkat, mudah diingat, dan selaras dengan merek Anda (misalnya, company.com).
2. Periksa Ketersediaan Domain: Gunakan layanan registrar domain seperti GoDaddy, Namecheap, atau Google Domains untuk mengecek ketersediaan nama domain.
3. Daftarkan Domain: Setelah menemukan domain yang tersedia, daftarkan domain tersebut ke registrar domain pilihan Anda. Anda perlu membayar biaya tahunan untuk mempertahankan kepemilikan domain.

Langkah 2: Pilih Layanan Hosting Email

Setelah mendaftarkan domain Anda, langkah selanjutnya adalah memilih penyedia hosting email. Hosting email memungkinkan Anda untuk membuat dan mengelola akun email menggunakan nama domain Anda (misalnya, john@company.com). Beberapa penyedia hosting juga menawarkan fitur-fitur seperti penyaringan spam tingkat lanjut, alat kolaborasi, dan keamanan yang ditingkatkan

Penyedia Hosting Email Populer:

• Google Workspace: Menawarkan akun email profesional (misalnya, yourname@company.com), ditambah akses ke alat produktivitas Google seperti Gmail, Drive, dan Kalender.
• Microsoft 365: Menyediakan email perusahaan dengan Outlook dan menyertakan rangkaian aplikasi produktivitas Microsoft seperti Word, Excel, dan Teams.
• Zoho Mail: Layanan hosting email ramah anggaran yang menawarkan akun email bisnis dan fitur-fitur produktivitas dasar.
• ProtonMail: Dikenal dengan layanan email yang berfokus pada privasi dengan enkripsi ujung ke ujung.

Langkah 3: Menyiapkan Hosting Email Perusahaan

Setelah Anda memilih penyedia hosting email Anda, langkah selanjutnya adalah menyiapkan akun email perusahaan. Setiap penyedia memiliki prosesnya sendiri-sendiri, tetapi langkah-langkah umumnya serupa

Langkah-langkah untuk Menyiapkan Hosting Email Perusahaan:

1. Mendaftar untuk Layanan: Kunjungi situs web penyedia hosting email (misalnya, Google Workspace atau Microsoft 365) dan daftar untuk paket bisnis yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Verifikasi Kepemilikan Domain: Untuk memastikan bahwa Anda adalah pemilik domain, host email akan meminta Anda memverifikasinya dengan menambahkan catatan TXT atau MX ke pengaturan DNS domain Anda. Registrar domain Anda biasanya akan menyediakan dasbor untuk mengelola catatan DNS.
3. Menyiapkan Catatan MX: Catatan MX (Mail Exchange) mencatat email langsung ke server email Anda. Setelah domain diverifikasi, Anda perlu memperbarui catatan MX di pengaturan DNS domain, yang disediakan oleh host email.
4. Membuat akun email: Setelah domain diverifikasi dan catatan MX diperbarui, Anda bisa membuat akun email individual untuk karyawan Anda (misalnya, john@company.com, sales@company.com).
5. Mengakses Email Perusahaan Anda: Anda sekarang dapat masuk ke email perusahaan menggunakan klien web penyedia email atau mengonfigurasinya di aplikasi email seperti Outlook atau Thunderbird.

Langkah 4: Konfigurasikan Email pada Perangkat

Setelah Anda membuat akun email perusahaan, penting untuk mengonfigurasi akses pada perangkat yang berbeda seperti komputer desktop, laptop, ponsel cerdas, dan tablet. Klien email seperti Outlook, Thunderbird, dan aplikasi seluler memungkinkan Anda untuk mengelola email dengan lebih efisien

Mengonfigurasi Email Perusahaan Anda di Outlook:

1. Buka Microsoft Outlook.
2. Buka File > Tambah Akun.
3. Masukkan alamat email perusahaan Anda (misalnya, john@company.com), dan Outlook akan mencoba mengonfigurasi pengaturan server secara otomatis.
4. Jika perlu, masukkan secara manual pengaturan IMAP atau POP3 yang disediakan oleh host email Anda (biasanya tersedia di dasbor hosting).

Mengonfigurasi Email pada Perangkat Seluler:

1. Buka aplikasi email pada ponsel cerdas Anda (misalnya, Gmail, Outlook, atau Apple Mail).
2. Pilih Tambah Akun dan masukkan alamat email dan kata sandi perusahaan Anda.
3. Masukkan pengaturan IMAP atau POP3 yang diperlukan jika diminta.
4. Selesaikan penyiapan, dan email Anda akan mulai disinkronkan.

Langkah 5: Mengatur Fitur Keamanan

Keamanan sangat penting saat mengelola akun email perusahaan, karena email sering kali berisi informasi bisnis yang sensitif. Sebagian besar host email menawarkan beberapa fitur keamanan yang sebaiknya Anda aktifkan untuk melindungi akun Anda

Fitur Keamanan Utama untuk Diaktifkan:

1. Autentikasi Dua Faktor (2FA): Mengharuskan pengguna untuk memasukkan bentuk identifikasi kedua (misalnya, kode yang dikirim ke ponsel mereka) selain kata sandi mereka saat masuk.
2. Penyaring Spam: Pastikan filter spam host email Anda aktif untuk meminimalkan risiko serangan phishing dan email yang tidak diinginkan.
3. Enkripsi Email: Beberapa penyedia email, seperti ProtonMail, menawarkan enkripsi end-to-end, yang mengenkripsi konten email selama transmisi untuk mencegah akses yang tidak sah.
4. Perubahan Kata Sandi Secara Teratur: Dorong karyawan untuk memperbarui kata sandi email mereka secara teratur untuk meningkatkan keamanan.

Langkah 6: Kelola Akun Email

Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda perlu mengelola akun email karyawan. Hal ini termasuk menambahkan akun baru, menonaktifkan akun untuk mantan karyawan, dan mengatur penerusan email atau kotak masuk bersama untuk tim

Tugas Manajemen Umum:

• Menambah atau Menghapus Pengguna: Sebagian besar host email memungkinkan Anda untuk menambah atau menghapus pengguna dengan mudah dari dasbor terpusat. Pastikan untuk menonaktifkan atau menghapus akun ketika karyawan keluar untuk mencegah akses yang tidak sah.
• Mengatur Penerusan Email: Anda bisa mengonfigurasi aturan penerusan untuk mengirim email dari satu alamat ke alamat lain (misalnya, meneruskan email dari info@company.com ke beberapa anggota tim).
• Membuat Kotak Surat Bersama: Untuk tim seperti dukungan pelanggan atau penjualan, Anda bisa membuat kotak surat bersama yang bisa diakses oleh beberapa karyawan (misalnya, support@company.com).

Kesimpulan

Menyiapkan email perusahaan merupakan langkah penting untuk membangun sistem komunikasi yang profesional dan aman untuk bisnis Anda.

Dengan mendaftarkan domain Anda, memilih host email yang andal, dan menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat, Anda membangun kehadiran digital yang kredibel sekaligus melindungi data sensitif perusahaan. Sistem email perusahaan yang dikelola dengan baik tidak hanya meningkatkan efisiensi internal, tetapi juga memperkuat kepercayaan dan profesionalisme merek Anda di mata klien dan mitra.