Wie man eine Unternehmens-E-Mail erstellt

Eine Firmen-E-Mail ist ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen, da sie Professionalität vermittelt, die Markenidentität stärkt und die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens verbessert. Eine Firmen-E-Mail-Adresse verwendet in der Regel die Domäne eines Unternehmens (z. B. name@company.com), was nicht nur glaubwürdiger wirkt als die Verwendung von allgemeinen Diensten wie Gmail oder Yahoo, sondern es Unternehmen auch ermöglicht, E-Mail-Konten von Mitarbeitern zentral zu verwalten.

In diesem Artikel erläutern wir die Schritte zur Einrichtung einer Firmen-E-Mail-Adresse, von der Beschaffung eines Domänennamens bis zur Einrichtung des E-Mail-Hostings und der Verwaltung der Konten.

Schritt 1: Auswählen und Registrieren eines Domänennamens

Der erste Schritt bei der Erstellung einer Firmen-E-Mail besteht darin, sich einen Domänennamen für Ihr Unternehmen zu sichern. Der Domänenname bildet die Grundlage für Ihre E-Mail-Adresse (z. B. john@company.com), daher ist es wichtig, einen Namen zu wählen, der Ihr Unternehmen oder Ihre Marke repräsentiert.

Wie man einen Domainnamen registriert:

1. Wählen Sie einen Domänennamen: Wählen Sie einen Domainnamen, der Ihren Firmennamen oder Ihre Branche widerspiegelt. Im Idealfall sollte er kurz, leicht zu merken und auf Ihre Marke abgestimmt sein (z. B. company.com).
2. Prüfen Sie die Verfügbarkeit der Domain: Verwenden Sie einen Domain-Registrierungsdienst wie GoDaddy, Namecheap oder Google Domains, um zu prüfen, ob der Domainname verfügbar ist.
3. Registrieren Sie die Domäne: Sobald Sie eine verfügbare Domain gefunden haben, registrieren Sie sie bei der von Ihnen bevorzugten Domain-Registrierungsstelle. Sie müssen eine jährliche Gebühr zahlen, um die Domain zu behalten.

Schritt 2: Wählen Sie einen E-Mail-Hosting-Dienst

Nach der Registrierung Ihrer Domain ist der nächste Schritt die Auswahl eines E-Mail-Hosting-Anbieters. Ein E-Mail-Hosting-Anbieter ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Konten unter Ihrem Domainnamen zu erstellen und zu verwalten (z. B. john@company.com). Einige Hosting-Anbieter bieten auch Funktionen wie erweiterte Spam-Filterung, Tools für die Zusammenarbeit und verbesserte Sicherheit.

Beliebte E-Mail-Hosting-Anbieter:

• Google Workspace: Bietet professionelle E-Mail-Konten (z. B. yourname@company.com) sowie Zugang zu den Produktivitäts-Tools von Google wie Gmail, Drive und Kalender.
• Microsoft 365: Bietet Unternehmens-E-Mails mit Outlook und umfasst die Produktivitätsanwendungen von Microsoft wie Word, Excel und Teams.
• Zoho Mail: Ein preisgünstiger E-Mail-Hosting-Dienst, der E-Mail-Konten für Unternehmen und grundlegende Produktivitätsfunktionen bietet.
• ProtonMail: Bekannt für seine datenschutzorientierten E-Mail-Dienste mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Schritt 3: E-Mail-Hosting für Unternehmen einrichten

Wenn Sie Ihren E-Mail-Hosting-Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie als Nächstes die E-Mail-Konten Ihres Unternehmens einrichten. Jeder Anbieter hat seinen eigenen Prozess, aber die allgemeinen Schritte sind ähnlich.

Schritte zum Einrichten von E-Mail-Hosting für Unternehmen:

1. Registrieren Sie sich für den Dienst: Besuchen Sie die Website des E-Mail-Hosting-Anbieters (z. B. Google Workspace oder Microsoft 365) und melden Sie sich für einen Business-Plan an, der Ihren Anforderungen entspricht.
2. Überprüfen Sie den Besitz der Domain: Um sicherzustellen, dass Sie der Eigentümer der Domain sind, bittet Sie der E-Mail-Host darum, dies durch Hinzufügen eines TXT- oder MX-Eintrags zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain zu bestätigen. Ihr Domain-Registrar bietet in der Regel ein Dashboard für die Verwaltung von DNS-Einträgen an.
3. MX-Einträge einrichten: MX-Einträge (Mail Exchange) leiten E-Mails an Ihren E-Mail-Server weiter. Sobald Ihre Domäne verifiziert ist, müssen Sie die MX-Einträge in den DNS-Einstellungen Ihrer Domäne aktualisieren, die vom E-Mail-Host bereitgestellt werden.
4. Erstellen Sie E-Mail-Konten: Sobald die Domäne verifiziert und die MX-Einträge aktualisiert sind, können Sie individuelle E-Mail-Konten für Ihre Mitarbeiter einrichten (z. B. john@company.com, sales@company.com).
5. Zugriff auf Ihre Firmen-E-Mails: Sie können sich nun über den Web-Client des E-Mail-Anbieters bei Ihren Firmen-E-Mails anmelden oder sie in einer E-Mail-App wie Outlook oder Thunderbird konfigurieren.

Schritt 4: E-Mail auf Geräten konfigurieren

Sobald Sie Ihr Firmen-E-Mail-Konto eingerichtet haben, ist es wichtig, den Zugang auf verschiedenen Geräten wie Desktop-Computern, Laptops, Smartphones und Tablets zu konfigurieren. E-Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird und mobile Apps ermöglichen Ihnen eine effizientere Verwaltung Ihrer E-Mails.

Konfigurieren Sie Ihre Firmen-E-Mails in Outlook:

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Gehen Sie zu Datei > Konto hinzufügen.
3. Geben Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse ein (z. B. john@company.com), und Outlook wird versuchen, die Servereinstellungen automatisch zu konfigurieren.
4. Geben Sie bei Bedarf die von Ihrem E-Mail-Host bereitgestellten IMAP- oder POP3-Einstellungen manuell ein (in der Regel im Dashboard des Hosters verfügbar).

Konfigurieren von E-Mail auf mobilen Geräten:

1. Öffnen Sie die E-Mail-App auf Ihrem Smartphone (z. B. Gmail, Outlook oder Apple Mail).
2. Wählen Sie Konto hinzufügen und geben Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Geben Sie die erforderlichen IMAP- oder POP3-Einstellungen ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Schließen Sie die Einrichtung ab, und die Synchronisierung Ihrer E-Mails beginnt.

Schritt 5: Sicherheitsfunktionen einrichten

Sicherheit ist bei der Verwaltung von Firmen-E-Mail-Konten von entscheidender Bedeutung, da E-Mails oft sensible Geschäftsinformationen enthalten. Die meisten E-Mail-Hosts bieten verschiedene Sicherheitsfunktionen, die Sie zum Schutz Ihrer Konten aktivieren sollten.

Wichtigste zu aktivierende Sicherheitsfunktionen:

1. Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA): Erfordert, dass Benutzer bei der Anmeldung zusätzlich zu ihrem Passwort eine zweite Form der Identifizierung eingeben (z. B. einen Code, der an ihr Telefon gesendet wird).
2. Spam-Filter: Stellen Sie sicher, dass die Spam-Filter Ihres E-Mail-Hosts aktiv sind, um das Risiko von Phishing-Angriffen und unerwünschten E-Mails zu minimieren.
3. E-Mail-Verschlüsselung: Einige E-Mail-Anbieter wie ProtonMail bieten eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an, bei der die E-Mail-Inhalte während der Übertragung verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
4. Regelmäßige Passwortänderungen: Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, ihre E-Mail-Passwörter regelmäßig zu ändern, um die Sicherheit zu erhöhen.

Schritt 6: Verwalten von E-Mail-Konten

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie die E-Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter verwalten. Dazu gehören das Hinzufügen neuer Konten, das Deaktivieren von Konten für ehemalige Mitarbeiter und das Einrichten von E-Mail-Weiterleitungen oder gemeinsamen Posteingängen für Teams.

Allgemeine Verwaltungsaufgaben:

• Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern: Bei den meisten E-Mail-Hosts können Sie Benutzer einfach über ein zentrales Dashboard hinzufügen oder entfernen. Achten Sie darauf, Konten zu deaktivieren oder zu entfernen, wenn Mitarbeiter ausscheiden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• E-Mail-Weiterleitung einrichten: Sie können Weiterleitungsregeln konfigurieren, um E-Mails von einer Adresse an eine andere zu senden (z. B. Weiterleitung von E-Mails von info@company.com an mehrere Teammitglieder).
• Gemeinsame Postfächer erstellen: Für Teams wie den Kundensupport oder den Vertrieb können Sie gemeinsame Postfächer einrichten, auf die mehrere Mitarbeiter zugreifen können (z. B. support@company.com).